Reading Time: 8 minutes

Hầu hết mọi doanh nghiệp trên toàn cầu đều sử dụng email như một phương thức truyền tải thông tin chính với khách hàng, đối tác cũng như giữa các nhân viên với nhau. Vì vậy, nếu không triển khai chính sách bảo mật cho phương thức liên lạc này thì doanh nghiệp rất dễ trở thành mục tiêu tấn công của tội phạm mạng. Báo cáo của Cisco về tình trạng an ninh mạng 2021 đã cho thấy khoảng 86% tổ chức đã nhấp vào các tệp tin chứa virus, liên kết lừa đảo qua email, dẫn đến nhiều thiệt hại cho doanh nghiệp.

Vậy làm thế nào để nâng cao bảo mật và bảo vệ email doanh nghiệp hiệu quả?

Những rủi ro khi email doanh nghiệp thiếu bảo mật

Ngoài việc cung cấp các tính năng tiện dụng cho người dùng, email doanh nghiệp còn phải đảm bảo khả năng bảo mật, ngăn ngừa virus và các phần mềm độc hại nhằm vào email,…

Nếu không áp dụng các biện pháp bảo mật để gửi – nhận email thì các dữ liệu về tài khoản sử dụng và nội dung thư có thể bị chặn, đọc trộm hoặc đánh cắp,… dẫn đến nhiều rủi ro và gây hậu quả khó lường:

• Lộ thông tin tài khoản gửi, nhận cùng mật khẩu, dẫn đến tài khoản có thể bị lợi dụng để phát tán virus, spam đến các địa chỉ khác. Điều này có thể gây ảnh hưởng xấu đến công việc kinh doanh và uy tín của thương hiệu.
• Nội dung thư bị đọc trộm. Đây là điều đặc biệt nguy hiểm với các nội dung quan trọng như liên quan đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, nội dung kế hoạch, dự án mới,…

Làm thế nào để bảo vệ email doanh nghiệp hiệu quả?

Dưới đây là 7 cách bạn cần làm để bảo vệ email doanh nghiệp từ kinh nghiệm của Locker.

#1 Nâng cao nhận thức bảo vệ email doanh nghiệp của nhân viên

Yếu tố con người được xác định là nguyên nhân chính dẫn đến các cuộc tấn công vào hệ thống mạng doanh nghiệp. Vì vậy, các hacker thường tổ chức các cuộc tấn công đánh vào tâm lý tò mò của người dùng. Chúng làm đủ mọi cách để dẫn dụ họ click vào các mã độc qua các hình thức email giả mạo như: Email quảng cáo, khuyến mãi, email từ chính phủ,…

Theo báo cáo của Radicati Group Inc. – công ty chuyên thống kê các số liệu trên internet, lượng email rác mỗi ngày đã vượt qua con số 267 tỷ trong năm 2021, chiếm khoảng 84% tổng số email được gửi. Trong đó có khoảng 42% là Phishing email chứa URL mã độc. Khi người dùng nhấp vào những URL trên sẽ lập tức kích hoạt botnet được hacker cài đặt để tấn công chiếm quyền điều khiển máy tính của nạn nhân và đánh cắp dữ liệu.

Mỗi nhân viên là một mắt xích quan trọng trong việc bảo vệ email doanh nghiệp. Vì vậy, họ cần được đào tạo về những loại email và hành vi nào cần tránh, hay nội dung nào không nên đọc. Cụ thể:

• Không bao giờ mở các đường link hoặc tệp đính kèm từ những địa chỉ email không xác định.
• Đảm bảo phần mềm diệt virus luôn được cập nhật trên máy tính của bạn.
• Mã hoá bất kỳ email nào có chứa thông tin quan trọng trước khi gửi.
• Không sử dụng email doanh nghiệp để gửi hoặc nhận email cá nhân.
• Không đăng nhập, sử dụng và ghi nhớ mật khẩu email công ty trên các thiết bị công cộng.
• Không tự động chuyển tiếp email của công ty đến hệ thống email của bên thứ ba.
• Hạn chế hiển thị thông tin công khai, đặc biệt là trên các phương tiện truyền thông mạng xã hội.
• Không cung cấp mã OTP xác minh, mật khẩu xác minh dưới bất kỳ hình thức nào.

#2 Quản lý mật khẩu cho hệ thống email doanh nghiệp

Các tài khoản email có thể chứa dữ liệu công ty, dữ liệu khách hàng hay các thông tin tài chính hữu ích với các đối tượng lừa đảo. Tuy nhiên, nhiều nhân viên thường có thói quen sử dụng cùng một mật khẩu cho nhiều tài khoản do doanh nghiệp chưa có phương thức đáng tin cậy để quản lý mật khẩu hoặc đảm bảo nhân viên thường xuyên thay đổi mật khẩu.

Trong khi đó, các tin tặc luôn có nhiều cách để bẻ khóa mật khẩu dễ dàng với các công nghệ mới. Vì vậy, việc củng cố lớp bảo mật email đầu tiên là vô cùng quan trọng để hạn chế tình trạng xâm phạm trái phép. Tất cả nhân viên phải có mật khẩu riêng cho máy tính và hệ thống email của họ.

Mật khẩu phải là:

• Hỗn hợp giữa chữ thường, chữ hoa, số và ký tự đặc biệt.
• Không chứa tên, số điện thoại,… hay bất kỳ thông tin cá nhân nào khác.
• Duy nhất cho mỗi tài khoản.

Ngoài ra, người dùng email nên thường xuyên cập nhật mật khẩu (khoảng 3 tháng/lần), tránh chế độ tự động lưu, ưu tiên dùng những ký tự ngẫu nhiên, phức tạp để tạo nên mật khẩu mạnh nhất và quản lý dựa trên công cụ quản lý mật khẩu chuyên dụng như Locker để bảo vệ thông tin tránh bị rò rỉ trên môi trường mạng.

Với tính năng Chính sách mật khẩu của Locker cho doanh nghiệp, mỗi doanh nghiệp có thể dễ dàng quản lý và kiểm soát các hoạt động liên quan đến việc tạo và sử dụng mật khẩu của nhân viên một cách hiệu quả.

#3 Sử dụng email ẩn danh

Sử dụng email ẩn danh cũng là một cách để bảo vệ email doanh nghiệp hiệu quả. Đặc biệt là trong trường hợp đăng ký tài khoản trên các trang web mà chưa hoàn toàn tin tưởng, sử dụng mạng xã hội, hay đăng ký các trò chơi online,… thì người dùng nên sử dụng email ẩn danh thay vì dùng email doanh nghiệp.

Với địa chỉ email ảo, người dùng sẽ giao tiếp với người nhận mà không cần đến email thật. Việc nhận và gửi email ẩn danh như vậy sẽ giúp nhân viên bảo mật danh tính cá nhân an toàn trên môi trường mạng.

Tính năng này cũng được tích hợp trong Locker với tên gọi Email ẩn danh. Không những giúp người dùng giao tiếp an toàn trên môi trường mạng, sử dụng email ẩn danh từ Locker còn giúp chặn mọi thư rác và quảng cáo. Từ đó, giảm thiểu các cuộc tấn công nhắm vào doanh nghiệp.

#4 Cân nhắc mã hoá email doanh nghiệp

Một trong những cách hiệu quả nhất để bảo vệ email doanh nghiệp và đảm bảo dữ liệu gửi đi được an toàn đó là mã hoá email. Bằng cách này, thông tin trao đổi giữa các người dùng sẽ không bị bên thứ ba đọc được. Hiện trên thị trường đã có một số dịch vụ mã hóa tiết kiệm chi phí và dễ sử dụng giúp bảo mật email mà không gây khó khăn cho mọi người khi gửi hoặc nhận các email quan trọng.

#5 Bật xác thực hai yếu tố

Trong bối cảnh các mối đe doạ an ninh mạng ngày càng gia tăng như hiện nay, chỉ dựa vào mật khẩu để chống lại vi phạm dữ liệu là không đủ . Chính vì vậy, người dùng cần phải củng cố tài khoản email của mình bằng cách sử dụng thêm 2FA để bổ sung thêm một lớp bảo mật.

Xác thực hai yếu tố hay 2FA (Two-factor authentication) là phương pháp xác minh bảo mật qua hai hình thức nhận dạng khác nhau, bao gồm mật khẩu và các phương thức người dùng sở hữu như vân tay, số điện thoại,…

Hiện nay, tính năng này đã được tích hợp trong Locker thông qua TOTP (Time-based One Time Password) để tăng cường bảo mật tài khoản trực tuyến cho người dùng. Quá trình này đảm bảo tin tặc không thể truy cập vào tài khoản người dùng ngay cả khi đã đánh cắp được mật khẩu.

Việc tích hợp 2FA vào quá trình đăng nhập vào email là cách tối ưu để bảo vệ email doanh nghiệp và ngăn chặn kẻ gian đánh cắp các thông tin quan trọng từ tài khoản email của nhân viên.

Tuy nhiên, có rất nhiều cá nhân đã bỏ qua bước xác thực này vì cho rằng quá rắc rối, để rồi dẫn đến nhiều thiệt hại nặng nề do rò rỉ dữ liệu. Cụ thể, vào tháng 5/2021, hãng bảo mật Kaspersky đã lên tiếng cảnh báo số lượng người dùng bị tấn công bởi phần mềm tống tiền đã tăng đến 767% so với năm 2019. Do đó, đây là vấn đề quan trọng mà doanh nghiệp cần ưu tiên đẩy mạnh trong thời gian sớm nhất.

#6 Tăng cường bảo mật với các phần mềm chống virus, mã độc

Một kỹ năng góp phần tăng cường bảo vệ email doanh nghiệp nữa đó là triển khai kết hợp sử dụng thêm với các ứng dụng phòng chống mã độc, tường lửa, chữ ký số email, lọc virus,… giúp xóa bỏ các thư rác lừa đảo và hạn chế nguy cơ bị đánh cắp tài khoản.

Virus có khả năng lan truyền, thâu tóm và sao chép dữ liệu rất nhanh. Một khi thiết bị bị nhiễm thì hậu quả sẽ rất khó lường. Vì vậy doanh nghiệp cần trang bị các công nghệ chống virus hàng đầu cho hệ thống email của mình để tăng cường bảo mật dữ liệu.

Đây là một bước quan trọng để ngăn chặn các mã độc xâm phạm vào thiết bị người người dùng, vì những phần mềm này sẽ ngăn các virus được truyền qua email lây nhiễm sang thiết bị của họ.

Thêm vào đó, hãy bật chế độ tự động cập nhật hàng ngày để hệ thống luôn được thông báo về những những virus hay mã độc mới xuất hiện. Thực hiện những điều này sẽ giúp củng cố và tăng cường hàng rào bảo mật cho hệ thống email doanh nghiệp của bạn

#7 Thường xuyên cập nhật cho thiết bị

Tính năng bảo mật sẽ được nâng cấp cùng với phiên bản cập nhật của thiết bị. Vì thế, việc theo dõi và cập nhật thường xuyên các phần mềm, ứng dụng cũng giúp tăng cường bảo mật cho email. Một phần mềm cũ có thể sẽ tạo ra các lỗ hổng bảo mật và tăng nguy cơ trở thành mục tiêu tấn công của tin tặc. Do đó, để bảo vệ email doanh nghiệp hiệu quả, đừng quên thường xuyên cập nhật hệ thống cho thiết bị.

Bảo vệ email doanh nghiệp là công tác mật thiết, đòi hỏi sự đầu tư ngày từ đầu để tránh các mối đe dọa và tấn công vi phạm dữ liệu. Do đó việc thực hiện đúng các quy tắc bảo vệ email doanh nghiệp sẽ mang đến một hàng rào bảo mật an toàn và chất lượng cho hệ thống email cho doanh nghiệp. Và đừng quên tiếp tục theo dõi Locker để cập nhật những kiến thức bảo mật mới cho doanh nghiệp.